Näin saat lisää aikaa arkeen – harjoittele aikatauluttamisen mestariksi

Arjen kaaos ei taltu kalenteria kyttäämällä, jos ajanhallintataidoissasi on toivomisen varaa. Hyväksi aikatauluttajaksi voi kuitenkin opetella.

Useimmat ajankäytön ongelmat johtuvat siitä, että kalenteriin ei ole merkitty kaikkia menoja ja tehtäviä. Ei auta, jos kalenterissa lukee työpalaverit ja jumppatunnit, mutta unohtaa aikataulua suunnitellessaan, että niiden lisäksi pitäisi varata aikaa siirtymisiin, ruokakauppaan ja suihkuun.

Vaikka näillä nikseillä työn määrä ei ehkä ratkaisevasti vähene, kaaosta on kuitenkin helpompi hallita, kun rutiinit ovat kunnossa. Opetele näillä vinkeillä ajanhallinnan mestariksi kotona ja työpaikalla.

1. Luo kalenterirutiineja

Jos arki tuntuu kaaokselta, jossa pitäisi jatkuvasti pystyä tekemään liian monta asiaa yhtäaikaa, kannattaa aikataulutusta harjoitella merkitsemällä pilkuntarkasti ylös kaikki päivän tehtävät.

Kun jokaiselle asialle on vuorokaudessa oma aikansa, saat paremmin kiinni siitä, kuinka paljon aikaa on todellisuudessa käytettävissä, eivätkä vuorokauden tunnit lopu kesken.

2. Käytä värikoodeja

Hallitsetko valtavaa perhekalenteria, johon on merkitty kaikkien perheenjäsenten työajat, koulupäivät, harrastukset ja kaveritapaamiset?

Merkintöjä täynnä olevaa kalenteria on helpompi seurata, kun käytät erilaisia värikoodeja. Merkitse esimerkiksi töissä samaan projektiin kuuluvat tehtävät samalla värillä, niin näet nopeasti vilkaisemalla, mitä seuraavana päivänä on luvassa ja osaat varata muille tehtäville sopivasti aikaa.

Kotona vaikkapa lasten harrastukset kannattaa värikoodata vanhemmille sen mukaan, kumman vuoro on esimerkiksi huolehtia harrastuskyydityksistä.

3. Niputa samanlaisia tehtäviä

Jos tunnet itsesi jatkuvasti loppuunpalaneeksi, vika ei välttämättä ole siinä, että tehtävää on liikaa, vaan siinä, että viikkosi on huonosti suunniteltu.

Kokeile varata viikosta yksi iltapäivä asioille, joita sinun on pakko hoitaa kodin ulkopuolella. Keskitä yksi päivä palavereille työpaikan ulkopuolella ja merkitse toinen päivä sellaiseksi, jolloin hoidat vaikkapa laskutusta oman työpöytäsi äärellä. Säästät aikaa, kun et poukkoile sattumanvaraisesti paikasta toiseen.

4. Aseta tapaamisille ja puheluille aikaraja

Tiedäthän ne pitkät lounaat, jotka venyvät iltapäivään. Tai kokoukset, joiden päätteeksi mietit, tuliko yhtään työasiaa oikeasti edes hoidettua. Ehkäise loppupäivän paniikki lanseeraamalla puolen tunnin palaverit sekä kymmenen minuutin puhelut. Aikarajojen ansiosta hommat sujuvat sutjakkaasti ilman rönsyjä, puoli tuntia tai kymmenen minuuttia riittää hyvin.

Sama pätee myös kotiaskareisiin. Aseta aikaikkuna, jonka käytät pyykin viikkaamiseen, imurointiin sekä vessan pesuun – ja hoida homma siinä ajassa.

5. Hyödynnä kalenterisi ominaisuuksia

Kuinka paljon päivittäistä aikaasi menee siihen, että pyörittelet sähköpostissa tai WhatsAppissa viestejä, joissa yritetään sopia tapaamista, palaveria tai viikonloppureissua?

Hyödynnä sen sijaan ohjelmia kuten Doodle, joissa voit tarjota muille sinulle itsellesi sopivia aikoja. Joissain sovelluksissa on myös mahdollisuus avata kalenteri niin, että muut voivat suoraan bookata sinne itselleen sopivat ajat.

6. Hallitse sähköpostiasi

Pahin työpäivän aikasyöppömme on jatkuvasti ruudulla vilkkuva sähköposti, jota moni vilkuilee pakonomaisesti jopa muutaman minuutin välein. Tehokkuutesi paranee, kun päätät hoitaa sähköpostit kaksi kertaa päivässä. Aamulla on hyvä hetki vilkaista postit heti työpäivän aluksi ja toisen kertaa niitä kannattaa silmäillä lounaan jälkeen iltapäivällä.

Ajankäytöllisesti huonoin idea on tarkistaa sähköpostit juuri ennen kotiin lähtemistä. Postilaatikossa on lähes aina jotain kiireellistä, jonka haluat hoitaa ennen lähtöäsi – tai joka ainakin jää pyörimään mieleesi loppuillaksi.

7. Priorisoi päivän tehtävät

Selkeytä päivän tehtävät kirjoittamalle ne ylös arvojärjestyksessä.

Ensimmäisenä to do -listalla pitäisi olla päivän tärkein tehtävä. Jos edessä on jotain, josta et erityisemmin pidä, kuten vaikkapa hankala puhelu, kannattaa sekin nostaa listan kärkipäähän. Näin saat ikävän homman pois alta, eikä se häiritse työflowtasi loppupäivän aikana.

Kun hoidat päivän tärkeimmät tehtävät ensin, tiedät, että aikasi on riittänyt. Jos listan loppupäähän jää hoitamattomia asioita, voit huoletta siirtää ne seuraavan päivän sarakkeeseen.

Lähteet: Entrepreneur, CreativityPost

Lue myös:

Omaa ajanhallintaansa voi parantaa – 3 helppoa vinkkiä, joiden avulla saat enemmän aikaan

Eroon vitkuttelusta – 5 syytä, miksi asioiden aloittamista ei kannata jättää viime tinkaan

Aina kiire? 10 varmaa keinoa, joilla saat lisää aikaa arkeen