Venyvätkö työt jatkuvasti ylitöiksi? Näin pääset irti ylityökierteestä

Koska jatkuva ylitöiden tekeminen on jopa terveydelle haitallista, ylityökierteestä kannattaa päästä eroon. Ylityöt voivat johtua niin liian suuresta työmäärästä, esimiehen huonosta organisointikyvystä kuin siitä, että omasta työnteosta puuttuu suunnitelmallisuus.

Venyvätkö työpäiväsi jatkuvasti liian pitkiksi? Asiaan kannattaa puuttua. Se, että töitään ei ehdi tehdä varsinaisella työajalla, on kaikkien näkökulmasta huono juttu.

Ensinnäkään ylitöistä ei ole hirveästi hyötyä: on tutkittu, ettei ylitöiden tekemisellä saada sen enempää tulosta aikaan. Ylityökierre johtaa myös helposti väsymykseen ja uupumukseen, jolloin työnteko ei enää ole tehokasta ja virheitä sattuu helpommin.

Ylitöistä voi myös seurata terveysongelmia. Ylityöt stressaavat ja voivat aiheuttaa unettomuutta, ahdistusta, alkoholiongelmia ja jopa sydänvaivoja. Tästä syystä yritystenkin kannattaisi puuttua työntekijöidensä ylitöiden tekemiseen. Ylityöt voivat johtaa jatkuviin poissaoloihin, sairauslomiin ja henkilöstön suureen vaihtuvuuteen.

Mistä ylitöiden tekeminen sitten johtuu ja mitä asialle pitäisi tehdä? Listasimme 7 yleistä syytä ylitöiden tekemiseen ja selvitimme, miten tilanteen voi korjata.

1. Sinulla on yksinkertaisesti liikaa töitä

Mikäli työtunnit eivät millään riitä pakollisten työtehtävien hoitamiseen, töitä on yhden ihmisen harteilla liikaa. Työpaikallasi saattaa olla liian vähän työntekijöitä tai ehkä olet työpaikallasi jopa ainoa, joka vastaa tietyistä tehtävistä.

Usein on myös niin, että mitä vähemmän ihmisellä on valtaa omien työtehtäviensä hoitamiseen ja organisointiin, sitä todennäköisemmin hän joutuu jäämään ylitöihin liian suuren työmäärän vuoksi.

Ratkaisu: Avaa keskustelu työmäärästäsi esimiehesi kanssa. Valmistaudu keskusteluun hyvin, tee kaikista työtehtävistäsi lista ja arvioi, kuinka paljon minkäkin tehtävän tekemiseen tarvitaan aikaa. Esimiehelläsi ei välttämättä ole tarkkaa käsitystä siitä, mihin kaikkeen aikasi kuluu.

Jos keskustelu ei tuota tulosta, on parempi alkaa katsella uusia työpaikkoja kuin palaa nykyisessä työssä loppuun.

2. Työpäiväsi kaipaa organisointia

Jos ihmisellä ei ole selvää käsitystä siitä, mitä juuri minäkin päivänä pitäisi saada aikaan, työpäivät helposti venyvät. Saatat huomata vasta iltapäivällä, että tärkeän raportin pitäisi olla huomiseksi valmiina, ja töihin on jäätävä vielä moneksi tunniksi.

Ratkaisu: Perinteiset to do -listat auttavat hahmottamaan päivän kulkua ja muistuttavat, mihin asioihin on tärkeintä keskittyä. Ne myös valmistavat henkisesti siihen, mitä seuraavaksi täytyy tehdä.

3. Esimiehesi ei osaa jakaa töitä tasaisesti

Jotkut työpaikat ovat huonosti organisoituja. Esimies saattaa ilmoittaa tärkeästä tehtävästä vasta päivää ennen deadlinea, vaikka asia olisi ollut jo edellisellä viikolla tiedossa. Huonosta johtamisesa kertoo myös se, että toisilla työntekijöillä on aivan liikaa tehtäviä kun taas toiset pyörittelevät peukaloitaan.

Ratkaisu: Ota tehtävänjako puheeksi esimiehesi kanssa. Hän saattaa olla vain tietämätön tai ajattelematon. Jos esimiehesi on itse ylikuormittunut, hänen johtamisensa voi myös sen vuoksi olla hukassa. Mikäli tilanteeseen ei tule muutosta, ota yhteyttä esimiehesi esimieheen.

4. Sinun pitäisi priorisoida työtehtäviäsi paremmin

Päivät voivat venyä pitkiksi myös priorisoinnin puutteen vuoksi. Käytätkö aikaasi vähemmän tärkeiden ja kiireettömien tehtävien tekemiseen, koska ne ovat mukavampia tai vähemmän haastavia kuin suuri projekti, jonka deadline lähestyy? Tai käytkö läpi sähköpostejasi, koska niiden selvittäminen saa olosi tuntumaan siltä, että saat jotain aikaiseksi, vaikka oikeasti kuukausiraportin tekeminen kolkuttelisi ovella?

Ratkaisu: Tee ensin asiat, jotka täytyy todella saada valmiiksi ja keskity vasta sen jälkeen vähemmän tärkeisiin hommiin. Tällöin sinun on helpompaa lähteä töistä kotiin ja tunnet myös olosi tyytyväisemmäksi.

Tee avuksesi lista, jossa on kaksi saraketta: vasemmalla puolella 3–5 tärkeintä tehtävää ja oikealla puolella kaikki loput hoidettavat asiat. Tarkista päivän lopuksi, ovatko listat suurin piirtein samalla tasolla. Jos olet yliviivannut kaikki tehtävät oikealta sarakkeelta, mutta vasemmalla puolella olevista tärkeistä tehtävistä olet tarttunut vasta yhteen, huomaat priorisointitaitojesi kaipaavan parannusta.

5. Töissä on liikaa keskeytyksiä

Tarkistatko sähköpostisi viiden minuutin välein? Reagoitko jokaiseen viestiin välittömästi? Tai etkö saa työrauhaa, koska kollegasi keskeyttää työntekosi alinomaan? Jatkuvat keskeytykset kuormittavat ja häiritsevät työhön keskittymistä. Samalla tärkeiden asioiden tekemiseen voi jäädä vähemmän aikaa eikä töitä saa tehtyä ajoissa valmiiksi.

Ratkaisu: Jos ongelmana ovat kollegojen keskeytykset, ota asia rohkeasti puheeksi. Kerro muille tarvitsevasi työrauhaa.

Jos työn keskeytyminen puolestaan liittyy omiin toimiisi, haasta itsesi tarkistamaan viestisi esimerkiksi vain tasatunnein. Voit myös kokeilla pomodoro-tekniikkaa. Keskity valitsemaasi tehtävään 25 minuuttia kunnolla ja työskentele keskeytyksettä, kunnes aika on kulunut. Pidä viiden minuutin tauko ja aloita sen jälkeen uusi 25 minuutin rupeama. Neljän tällaisen jakson jälkeen pidä pidempi tauko.

6. Olet työnarkomaani

Etkö saa työnteosta tarpeeksesi ja haluat vain tehdä koko ajan enemmän ja enemmän töitä? Tällöin et välttämättä pidä ylitöiden tekemistä ongelmana. On kuitenkin hyvä muistaa, että jokaisella ihmisellä tulee jossain vaiheessa oman jaksamisen raja vastaan.

Ratkaisu: Jos työnteko tekee sinut todella onnelliseksi, hienoa! Jos kuitenkin pakenet työhön jotain muuta asiaa elämässäsi, ehkä on aika pysähtyä hetkeksi ja olla rehellinen itselleen. Tekeekö jatkuva työnteko hyvää terveydellesi tai sosiaaliselle elämällesi? Tarvitseeko sinun todella tehdä niin paljon töitä? Entä miten jatkuvat ylityöt vaikuttavat kollegoihisi, perheeseesi ja ystäviisi?

7. Et ole päättänyt, mihin aikaan lähdet kotiin

Tunnin voivat paukkua myös yksinkertaisesti siitä syystä, ettei ihminen ole etukäteen asettanut työpäivälleen aikarajaa.

Ratkaisu: Päätä etukäteen, mihin aikaan aiot lähteä kotiin. Kun tiedät, mihin mennessä asioiden pitää tulla hoidetuksi, osaat tarttua työtehtäviisi oikeaan aikaan.

Lähteet: Harvard Business Review, Lifehack, The Muse, Work smart

Lue myös:

Käytä energiavarojasi oikein – Tasapainoa elämään plussa-menetelmällä

Burnout voi varoittaa tulostaan näinkin – Torju työuupumus ajoissa

Vain uraohjus menestyy – Nämä työmyytit eivät pidä paikkaansa

Aina kiire? 10 varmaa keinoa, joilla saat lisää aikaa arkeen

Teemmekö Suomessa liian vähän töitä? Asiantuntijat tyrmäävät kiky-tuntien hyödyt