Lifestyle

7 x Työelämässä opittua

20.11.2017 Teksti: Jenni Ukkonen

Work collage

Valmistuin lontoolaisesta yliopistostani nelisen vuotta sitten, ja sen jälkeen olen ehtinyt tehdä monet harjoittelut ja työkuviot, mistä jokaisesta olen ottanut mukaani tärkeitä oppeja – osan valitettavasti virheidenkin kautta. Mietin, että voisi olla hauska jakaa muutama mielestäni kenties tärkein vuosien saatossa sisäistämäni juttu: ehkä siten joku teista välttyy saman toistamiselta. Ja hei, olisi kiva kuulla jos tekin olette oppineet jotain tärkeää työelämästä, ehkä juuri virheitäkin tekemällä?

1. Uuden ihmisen tavatessasi, nouse ylös heitä kättelemään. Ja jos olet pöydän takana, astu sieltä hetkeksi pois. Tämä tuli opittua kantapään kautta kun en eräällä showroomilla työskennellessäni  noussut tuoliltani tärkeän kenkäsuunnittelijan tavatessani. Sanotaanko, että pomoni piti minulle aika tiukkasanaisen puhuttelun jälkeenpäin ja sen muistelu hävettää edelleen…

2. Pidä aina muistilehtiö ja kynä lähellä. Tämän muistaminen on jälkeenpäin pelastanut lukuisat kerrat, kun olen saanut yllättäen tehtävänannon, mitä en ole voinut alkaa saman tien muistin aikana tekemään, sillä jopa  parhaimman muistin omaava voi unohtaa asian, mikä heitetään eteen täysin odottamatta. Edellämainittu tiukkasanainen pomoni huomautti tästä – ei tosin vain minulle vaan koko tiimille – kesken tärkeän aamutapaamisen, missä yksikään meistä ei tehnyt minkään sortin muistiinpanoja.

3. Pidä kaikesta kirjaa. Harmillista, mutta totta: miten ihania työkaverisi olisivatkaan, on hyvin usein työpaikalla tilanne ”yksi vastaan kaikki” (tänä on koettu turhankin monesti). Eteen tulee helposti tilanteita, missä on pystyttävä todistamaan, että on tehnyt oman osansa tehtävästä x päivämääränä y. Itselläni onkin työpaikalla useampi Excel-taulukko mihin kirjaan esimerkiksi, minä päivänä sain tehtävä, milloin sen deadline on ja milloin sen viimeistelin ja lähetin eteenpäin. Jokin katoaa aina jonnekin, joten tämä auttaa selvittämään, missä välissä niin on mahdollisesti käynyt. Samasta syystä suosittelen säilyttämään kaikki tärkeät ja vähemmän tärkeät sähköpostit tallessa…

4. Myönnä, kun olet tehnyt virheen, osaa pyytää anteeksi ja yritä tarjota korjausta tilanteeseen. On aina parempi myöntää virhe rehellisesti sen sijaan, että yrittäisi vierittää sen jonkun muun niskoille. Virheitä kuitenkin aina välillä sattuu, sillä olemmehan kaikki ihmisiä – ja siksi onkin ihan ok myöntää moka!

5. Ole valmis auttamaan, mutta älä anna muiden käyttää avuliaisuuttasi hyväkseen. Itse olen aina valmis jeesaamaan, olipa kyseessä läheinen kollega tai toisen osaston henkilö, mutta päivän päätteeksi omat työt on kuitenkin hoidettava loppuun. Kun minulta tullaan pyytämään apua, arvioin heti, onko se oikeasti asia, missä voin olla avuksi, ja sitten tarkistan, missä ajassa se pitäisi saada valmiiksi. On aika suuri ero, joudunko jättämään kaiken kesken jotta voin auttaa tehtävässä, mikä pitää olla valmis parissa tunnissa, vai onko se jotain, mitä on pari viikkoa aikaa tehdä ja täten sen voi vielä mahduttaa kalenteriin melko vaivattomasti. Tämäkin on saletisti opittu aikoinaan lupauduttuani johonkin, mikä on sitten saanut missaamaan omat tehtävät… Ei hyvä!

6. Ajanhallinta on huippu tärkeää. Pidän itseäni onnekkaana, ettei esimieheni koe tarpeelliseksi muistuttaa minua koko ajan joka tehtävästä, mutta samalla se tarkoittaa, että minun itseni on huolehdittava, että saan tehtäväni valmiiksi ajallaan. Joka kuukausi printtaan itselleni tyhjän A4-kokoisen kalenteripohjan, mihin merkkaan kaikki pakolliset tehtävät ja deadlinet ja täytän sitä mukaan, kun lisää tulee. Se on helpoin keino nähdä koko kuukausi kerralla ja huomata, milloin on kiireisempää ja milloin on enemmän aikaa. Tätä taitoa on kehitetty vuosien saatossa, mutta mielestäni on kyllä aina osannut järjestelmällisyyden ja ajanhallinnan melko hyvin.

7. Älä vitkuttele tai jätä vastaamatta viesteihin. Jos et voi antaa kunnollista vastausta saman tien, lähetä lyhyt viesti, missä kerrot, milloin sinulta voi odottaa tarkempaa vastausta – sekin on vain kohteliaista. Tämä on tosin pitänyt itsekin sisäistää niin, että on muutamaan otteeseen vastaanottanut äkäisen viestin siitä, ettei kuulu vastauksia… Hups.

+ Bonus: Tarkkaile koko ajan. Älä täytä työpäiviäsi ainoastaan pakollisia tehtäviä rutiinilla suorittaen vaan pyri myöskin tarkkailemaan, voisiko jotain ehkä sittenkin tehdä toisin. Tsekkaa, mitä kilpailijat tekevät. Tekevätkö he jotain toimivammin? Itse yritän jatkuvasti miettiä edes pieniä projekteja, mitä voin testata ja esittää esimiehelleni. Älä pelkää kokeilla jotain uutta ja keskustella avoimesti mietteistäsi.

 

7 x LESSONS LEARNED IN WORK LIFE. It’s been four years since I graduated from my university in London. Since then I have held multiple internships and jobs, through which I have learned tremendously – at times, through a mistake that I have vowed myself to never repeat, ever, again. I thought it might be fun to share a few of those mistakes so that perhaps, you can learn from my mistakes and won’t embarrass yourself by repeating the same… Also, if you feel like sharing any mistakes that you’ve done whilst on the job, let me know I’m not alone!

1. When meeting a new person, stand up to shake hands. And if you’re behind a desk, consider coming to the front. I made this completely silly mistake when I was working in a multi-label designer showroom and didn’t get up to greet a famous shoe designer. Trust me, I go a pretty stern talk from the director afterward and it still makes me feel embarrassed just thinking about it…

2. Always have a notebook and a pen close by. The countless times I have been in a meeting or given sudden instructions, the pen and paper always save me when the task is something that I can’t get to immediately. Even if you think you have the best memory, it can be very easy to forget things that are shot at you when you aren’t prepared for it. I learned this one in the very same showroom when our director started to wonder how it is that not one person was making any sort of notes during an important morning meeting. She totally had a point!

3. Always keep a tracker. I have learned it the hard way (through various jobs I’ve had): no matter how great your colleagues are, ultimately it is you against the world and there will always be occasions when you will need to back yourself up with black on white on a task that was done or the date it was submitted. Right now I have numerous excels at work stating for example on which day was the brief given, when is the deadline when was it submitted etc because there is always someone who claims it did not come through to them. Also, archive all emails that are important and even the more trivial correspondence because that might come handy too…

4. Admit when you have made mistake, apologize sincerely and attempt to offer a solution. It’s much better to admit to a mistake than lying about it or trying to place the blame on someone else. I mean, we all make mistakes, it’s just a part of life. That’s why it’s also totally OK to admit to it, too!

5. Be helpful but don’t let the others take advantage of your helpfulness. I’m usually the person who is always ready to help, whether it’s a close colleague or from a different department, BUT at the end of the day, you need to make sure you get your own tasks done too. When I’m asked for help, I assess if it’s something that I can really help with and if yes, then always ask for the deadline too. There’s a huge difference if I’m asked to drop everything that I’m currently doing in order to help someone when the deadline is within a few hours or if it’s two weeks away and I have plenty of time to fit it into my schedule. And yes, I think must have learned this by agreeing to something that in return made me miss out on my own work… not good.

6. Time management is SO important. I consider myself lucky that my manager trusts that I get my job done without constantly reminding me on every little or even a big thing, but it also means I need to create my schedule in order to really get everything done on time. Every month I print myself a blank one-page calendar of the whole month, in which I mark all weekly tasks and deadlines that I’m aware of. It’s a great way of seeing the whole month at a quick glance and which days are busier and which aren’t. This skill I have definitely perfected over time but fortunately, I’ve always been pretty good at time management and being organized.

7. Give prompt replies to emails – and if you can’t give an answer right away, at least acknowledge the receipt of the email and let them know when to expect hearing back from you. It’s just polite, right? And yeah, I might have learned this by receiving an angry email or two about never getting back to certain people. Oops.

+ Bonus: Observe all the time. Don’t just plan your days getting tasks A, B, C, D, E etc done but also take time to understand which things work and which don’t. Check out what the competition is doing. Is there anything that could be done better or isn’t currently being done? I’m always trying to think of little ’projects’ that I can work on between my other tasks and present to my manager if I consider them genuinely good. Don’t be afraid to try something new and have an open conversation with your management on it.

FOLLOW ME

Bloglovin / Blogit.fi / Facebook / Instagram / Twitter / Snapchat: jenniukk

 

Images from my Pinterest folder ”W O R K M O D E

Kommentit (14)

Kiitos paljon, ihanaa kuulla että postaus oli mieleen! 🙂

Vitsi oli hyvä postaus! Kiitos tästä! Aloitin työurani viime keväänä ja moni näistä neuvoista kuulostaa tosi järkeviltä myös omaan arkeen.

Voi miten kiva kuulla! Ja tosiaan vaikka esim. ylös nousemisen kätellessä voi kuulostaa siltä, että tottakai jokainen niin tekee sanomattakin, niin noh, eipä välttämättä 😀 Itse näen edelleen töissä toisinaan sitä, ettei joku nouse ylös, ja silloin mieleen tulvahtaa oma moka ja siitä seurannut läksytys…!

Olipa tosi kiva postaus ja virkistävää vaihtelua ”höttöiseen” blogimaailmaan. Ja hyviä oppeja!

Kiitos Laura – niin kiva, että postaus oli mieleen! Ideanani olisi avata työjuttuja jossain välissä enemmänkin, joten kiva, jos aihe on tervetullut!

Äärettömän kiva postaus! Olisi kyllä kiva kuulla edes ympäripyöreällä tasolla millaisista töistä sinulla on kokemusta ja millaisissa tehtävissä tällä hetkellä työskentelet.:)

Siitä tulee varmasti jotain juttua, arviolta ensi kuun puolella 🙂 Mahtavaa kuulla, että postaus oli mieleen, kiitos!

Kiitos kirjoituksesta, hyödyllisiä vinkkejä! Olisi kiva tietää työhistoriastasi ja työtehtävistäsi enemmän:)

Kiitos riiri – todella kiva, että postaus oli mieleen! Tästä on paljon kysytty jo vuosia, joten eiköhän mun nyt tarvi tarttua tuumasta toimeen 🙂

Tää oli tosi loistava postaus. Kiitos. Muutenkin tälläset uraan/työhön liittyvät jutut kiinnostaisi enemmänkin. Tästä sain hyviä vinkkejä omaan työskentelyyn ja ajankohta on mitä täydellisin – olen vastavalmistunut, tällä hetkellä etsimässä sitä ”oikeaa” urapolkua ja uskon, että näistä vinkeistä on hyötyä lähi tulevaisuudessa. Esittäisin postaus toiveen liittyen nykyiseen työnkuvaasi; kiinnostaisi esim tietää millä alalla työskentelet ja millaisessa työympäristössä, ja muutenkin miten työtunnit/olosuhteet/edut eroavat mielestäsi (ja oman kokemuksesi perusteella) Suomen, Brittien ja Emiraattien välillä? Kiitos jo etukäteen! Mukavaa talvea sinne lämpimään! xx

Hei Larsson ja kiitos paljon kommentista – ja pahoitteluni, että vastaamisessa kesti! Tosi kiva kuulla, että postaus oli mieleen, ja otan postaustoiveesi innolla talteen 🙂

Hieno postaus, mutta ei valitettavasti liipaise omaa työtäni edes läheltä. Oletko kertonut jossain mitä teet työksesi tai edes minkälaista työtä?

Kiitos, ja kiva jos postaus oli siitä huolimatta mieleen! Juuri nyt teen kokonaisvaltaista markkinointia eräälle brändille, mutta aiemmin olen ollut mukana wholesalessa ja PR:ssä 🙂

Mä tykkäsin tosipaljon tästä postauksesta, voin yhdistää nämä täysin omaan työhöni vaikka tiedän että oma työni on täysin erilaista kuin sinun (lasten parissa). Tykkäsin etenkin kirjoitustyylistä, kun kerroit myös omista kantapään kautta opituista kokemuksista, helpompi samaistua. 🙂 Ihan perusasioita, jotka kaikki voi toteuttaa, mutta ei välttämättä aina tule hoksattua tai muistettua kiinnittää huomiota. 🙂

Kiitos paljon, ihanaa kuulla että postaus oli mieleen! 🙂

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *