Lifestyle

Tips for Working More Efficiently

11.1.2016 Teksti: Jenni Ukkonen

IMG_1835

Edellisessä postauksessa mainitsin huomaavani välillä pitäväni hankalana saada tiettyjä (työ)asioita hoidettua mikäli en ole tutuissa työskentelyoloissani, vaan esimerkiksi reissussa. Silti töitäkin pitäisi tehdä, eikä vain unohtaa kaikkea kunnes palaan kotiin. Siispä listasin ylös jokusen ohjenuoran, joiden kautta voin yrittää palauttaa mieleeni tehokkuutta työskentelyyn, olinpa kotona, kahvilassa tai siskoni sohvalla…

Like I mentioned in the post yesterday, I’ve been finding it difficult to get certain (work) related things done when I’m not at home but traveling, like now. Still, the work can’t wait and I simply can’t leave it all for when I’m back home. That’s why I wrote down some points that will help me to work efficiently on my own, whether I’m at home, in a café or on my sister’s couch…

IMG_1846

(Uusi suosikkikynsilakkani: Essie Haute Tub / My new favorite nail polish: Essie Haute Tub)

IMG_1856

1. Löydä hyvä paikka
Kenties et olekaan tehokkaimmillasi sohvalla tai sängyssä loikoillessasi. Itse teen parhaiten töitä pöydän äärellä: vaikka ruokapöydän, jos muuta ei ole tarjolla. Joskus taas kotona voi olla joka tapauksessa liian häiritsevää työskennellä, sillä siellä on helppo alkaa tekemään samalla kaikkea muuta – siivoamaan, kokkaamaan, meikkaamaan… Omalla kohtaani toimii silloin napata läppäri kainaloon ja suunnata rauhalliseen kahvilaan.

2. Poista häiriötekijät
Tarkoittaen esimerkiksi, että siirrät puhelimen pois ulottuviltasi ja suljet television. Keskity ainoastaan tehtäviesi suorittamiseen.

3. Tee tehtävälista ja aseta aikaraja
Kuinka tyydyttävältä tuntuukaan vetää yli tehty asia tehtävälistalta. Ole kuitenkin realistinen: kirjaa ylös vain ne asiat, jotka sinun tulee ihan ehdottomasti tehdä ja mitkä voit tehdä yhdellä kertaa (esimerkiksi läppärilläsi kahvilassa). Hahmota sitten, kauanko sinulla realistisesti menisi yhden tai kaikkien tekemiseen. Päätä, että istut aloillasi esimerksi X minuuttia tai tuntia ja siihen mennessä kaiken on oltava tehtynä.

4. Aloita hankalimmasta/aikaavievimmästä/ikävimmästä tehtävästä
Itse toimin aina aiemmin juuri päinvastoin; tein ensin pois kaikki ”helpot” tehtävät. Kerran tein kuitenkin sen juuri päinvastoin, ja voi että tuntui hyvältä, kuin sai sen isoimman jutun tehdyksi: sen jälkeen kaikki muu tuntui lastenleikiltä!

5. Aloita aiemmin
Jos päätät ryhtyä toimeen heti aamukahvisi jälkeen, saat työsi valmiiksi todennäköisesti niin, että sinulle jää vielä paljon aikaa kaikkeen muuhun loppupäivästä. Lisäksi mielesi on ehkä virkeimmillään juuri aamusta. Miksi siis vitkutella iltaan?

6. Tee omat tehtäväsi ensin
Käsi ylös, kuinka monella on tapana mennä aina ensimmäisenä aamulla Instagramiin tai sähköposteja lukemaan? Sama täällä… Nykyään yritän kuinkin miettiä, että teen ensin kaiken, mitä olen listannut omalle tehtävälistalleni, ja vasta sen jälkeen käyn esimerkiksi sähköpostieni kimppuun ja ”otan muut huomioon”. Muuten voi helposti käyttää koko aamun muiden viesteihin vastaamalla, omia tehtäviään laiminlyöden. Instagramia ja muuta sosiaalista mediaa pidän ns. palkintona siitä, että olen saanut tehtäviä suoritettua.

7. Pidä taukoja
Yllämainittuihin some-hetkiin liittyen: pidä parin tunnin välein lyhyitä, maksimissaan 20 minuutin breikkejä, joiden aikana tyhjennät mieltäsi ja saat kenties lisäinspiraatiota omaan työskentelyysi. Ja sitten taas töihin…!

 

1. Find the perfect spot
Maybe you’re not your most efficient on a comfy couch or on the bed. I work the best by the table: even the dining table will do. And if you still feel like you get distracted easily (you know, you’d rather start cleaning the house, cooking or putting on your makeup…) you can always grab your laptop and work from a quiet café instead.

2. Remove all the distractions
Meaning putting away your phone and turning off the TV. Just focus on your tasks.

3. Make a To Do list and set a time limit
Isn’t it the best to cross off a task on your to do list? But remain realistic: only write down the things that you absolutely must do and what you can do at once (for example while you’re in the café with your laptop). Think about how long will it take you to complete the tasks and decide to sit down for the time to finish your list.

4. Start with the trickiest/most time consuming/most annoying task
I used to always do the opposite; finishing the easy tasks first. Once I did the opposite and I just loved how quickly I got everything done after finishing the biggest task on the list!

5. Start sooner
If you decide to go for it right after your morning coffee, you’ll most likely finish in time to do something fun later on. Plus, your mind is at it’s freshest in the morning. So why wait?

6. Get your own work done first
Raise your hand if you start your day by checking Instagram or reading emails? Same here… However, I’m trying to change it into getting my own to do list done first and only then taking everyone else into consideration. Otherwise I might spend the whole morning replying to emails and forgetting all about the tasks I had for myself. And I try to think of Instagram and other social media as a ”treat” I get for finishing my work.

7. Take breaks
The social media ”treats” mentioned above work wonderfully as a 20 minute breaks in between a couple of hours of work. It helps to refresh your mind and gives some extra inspiration for your work. And then it’s time to work some more…!

Jenni Ukkonen

Arkisto

Instagram

  • Sundays 🍩☕ #latergram #donuts #mylondon

jenniukk

Kommentit (6)

Kiva vaan jos oli mieleen 🙂

Nää on kyllä todella hyödyllisiä vinkkejä! Itselläkin oli monta näistä käytössä viime keväänä kun piti ahkeroida kirjoituksiin lukemisen kanssa 🙂

Heh, itseasiassa mietin tätä kirjoittaessani että olisi toiminut esim. ylppäreihinkin valmistautuessa, tai mihin tahansa kokeeseen todennäköisesti!

Moni kohta toimisi itselläni kotisiivouksen tsempparina:)

Heh, kieltämättä! Kävisi kaikkiin isompiin ”projekteihin” 🙂

Kiitos hyvistä vinnkkeistä <3

Kiva vaan jos oli mieleen 🙂

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *