Eväitä projektityöskentelyyn

”Oletko saanut tehtäväksesi osallistua projektiin? Onneksi olkoon! Se tarkoittaa mitä todennäköisimmin, että teet työtä ryhmässä, mikä saattaa tuntua sekä antoisalta että rasittavalta.”

Syksyllä lapset lähtevät koulutielle, opiskelijat opinahjoihinsa ja moni aikuinenkin tuntee olevansa uuden edessä. Usein konkreettisesti onkin, sillä työpaikoilla on keväisin tapana lykätä päätöksiä ”lomien jälkeen” ja syksyllä on sitten uusien työtehtävien ja -tiimien aika. Jos sinä huomaat tänä syksynä olevasi mukana uudessa projektissa joko projektipäällikkönä tai jäsenenä, valmistaudu tehtävään tutustumalla Monica Lööwin teokseen Onnistunut projekti – Projektijohtamisen ja -suunnittelun käsikirja, josta alun sitaattikin on.

Projekti a:sta ö:hön

Monica Lööw on ruotsalainen työ- ja organisaatiopsykologian asiantuntija, joka on työskennellyt vuosia henkilöstön kehittämistehtävissä sekä projektinjohtajana että kouluttajana. Onnistunut projekti -teos on syntynyt Lööwin pitämien kurssien, kirjallisuuteen perehtymisen sekä eri projektipäälliköiden haastattelemisen tuloksena.

Omien sanojensa mukaan Monica Lööw haluaa kirjassaan esitellä yksinkertaisen projektityöskentelyn rakenteen sekä erilaisia projektityökaluja. Teos on tarkoitettu kaikille projektityöskentelyyn osallistuville ihmisille pomotasolta tukihenkilöihin, ja siinä käsitellään esimerkiksi projektien sudenkuoppia ja menestystekijöitä, projektien etenemistä sekä projektiorganisaatioita. Lyhyesti sanottuna Lööw käy projektin alusta loppuun: esiselvityksistä ja kick-off-tilaisuudesta projektin päättämiseen ja loppuraporttiin. Teoksen lopusta löytyy mm. kirjallisuusluettelo sekä projektipäiväkirjaksi kutsuttua muistiinpanotilaa. Kirjan teksti on selkeää ja asiallista, joten teoksesta löytää hakemansa nopeasti.

Ikävältäkin työkaverilta voi oppia

Tiimi- ja projektityöskentely ovat päivän muotitermejä ja joskus tuntuu siltä, että kaikkien olisi nykyään oltava supertehokkaita ja dynaamisia moniosaajia, aina itsevarmoja ja kaikkeen heti valmiita. Onneksi näin ei kuitenkaan ole. ”Kun ryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran, kaikki tuntevat suurta epävarmuutta”, Monica Lööw vakuuttaa. ”Emme tiedä, mikä ryhmässä on tärkeää tai millaisia reaktioita erilaiset käyttäytymismallit herättävät.”

Ihmisillä on tarve jäsentää maailmaa kategorisoimalla: epävarmuuden vähentämiseksi ihmisiä sijoitetaan eri rooleihin ja itsekin omaksutaan jokin rooli. Lööwin mukaan tavallisia ryhmässä esiintyviä rooleja ovat hallitsija, vaikenija, pelle ja hyökkääjä. Hän varoittaa kuitenkin katsomasta rooleihin liian tiukasti: ensinnäkin enemmän tai vähemmän tarkoituksella annettua tai otettua roolia voi olla vaikea muuttaa. Toiseksi roolin omaksuminen ei tarkoita, että ihminen olisi luonteeltaan sellainen, Lööw huomauttaa. Hän myös muistuttaa, että yhden ja samankin roolin taakse saattaa kätkeytyä monenlaista luonteenpiirrettä. Esimerkiksi hallitsija voi luottaa itseensä hyvin paljon tai sitten juuri kärsiä itseluottamuksen puutteesta; pellellä voi olla kyky helpottaa kiusallisia hetkiä tai hän voi roolinsa turvin itse paeta ristiriitaisia tilanteita.

Olipa rooli aito tai otettu, projekteissa – kuten työelämässä muutoinkin – tarvitaan monenlaisia ihmisiä; Monica Lööwin mukaan kaikki eri tyypit puheliaasta hiljaiseen ja huiskijasta järjestelmälliseen ovat yhtä tarpeellisia. Hyvässä ryhmässä kaikilla on vahvuuksia ja heikkouksia, jotka voidaan tuoda esiin. Jos jonkun projektiryhmäläisen tyyli ei miellytä, Lööw kehottaa kaikesta huolimatta pohtimaan, mitä juuri tältä ihmiseltä voisi oppia. Jos taas itse koet oman roolisi kiusalliseksi, mieti miten voit soveltaa Lööwin ytimekästä neuvoa:

”Jos haluat muuttaa rooliasi ryhmässä, lakkaa käyttäytymästä ryhmän odotusten mukaisesti.”

Uraauurtavaksi liiketoiminnan oppikirjaksi tästä ei ole, mutta kelpo perusteokseksi kyllä. Varsinkin jos olet vasta aloittelemassa projektityöskentelyä, voi kirjasta saada uusia ajatuksia; käy läpi ainakin Projektipäällikön pikaohje.

Teksti: Jenni Saarilahti / A4 Media Oy
Kuva: A4 Media Oy / PF / Hannu Vierula

Monica Lööw: Onnistunut projekti. Projektijohtamisen ja -suunnittelun käsikirja. Alkuperäisteoksesta Att leda och arbeta I projekt – en praktisk handbok om att lyckas I projekt ja siihen liittyvästä työkirjasta Att leda och arbeta I projekt – planeringsboken suomentanut Maarit Tillmann. Tietosanoma Oy, 2002. 260 s. n. 29 €.