Hallitse ajankäyttösi - arvostat työtoveria ja itseäsi

Juuri kun teet keskittyneesti työtäsi, tulee joku – ehkä esimies, jolle et voi sanoa ei – ja pyytää sinua hoitamaan toisen työn heti. Keskeytät senhetkisen tehtävän ja alat tehdä pomon vaatimaa hommaa. Silloin soi puhelin, jossa asiakas tiedustelee kolmannen työn valmistumisajankohtaa. Alat selvittää sitä. Hyvässä lykyssä työtoveri tulee kysymään neuvoa asiassa, jossa oikeastaan sinä olet ainoa, joka voi auttaa. Kun työpäivä päättyy, huomaat, ettet ole saanut yhtäkään päivän aikana aloittamaasi asiaa valmiiksi. Kaikki on aloitettua mutta puoliksi tehtyä – yhtä kaaosta – eli normaali työpäivä?

”Kaikki, joista tuntuu että on kiire ja enemmän tekemistä kuin ehtii tehdä, tarvitsevat ajankäytön hallintaa”, toteaa Helsingin yliopiston henkilöstöosaston koulutussuunnittelija Sirkku Liukkonen. ”Ajankäyttöä pitäisi hallita siten, että saisi ajan riittämään ja käyttäisi aikansa oikein. Asiat olisi laitettava tärkeysjärjestykseen, ja päätettävä työn aikanakin mitä tekee ja mitä jättää tekemättä.”

Ajankäytön hallintaan kuuluu työasioiden suunnittelu, mutta suunnitelmissaan täytyy lisäksi olla realistinen. ”Jos joutuu työkseen istumaan paljon kokouksissa, pitäisi niiden ympärille jättää aikaa, jotta saa kokouksissa esiin tulleet, kiireelliset asiat hoidetuksi heti kokouksen jälkeen”, neuvoo Liukkonen.

”Kukasta kukkaan lentävät” tai ”seisovasta pöydästä ahmivat” ovat huonoja ajankäytön ja työn suunnittelijoita. Seisovasta pöydästä on helppo valita ensin herkullisimman näköiset ruuat ja käydä aina hakemassa vähän lisää, mutta lopuksi lautasella onkin tähteenä kukkurakaupalla ruokaa, jota ei ole jaksanut syödä.

”Olisi hyvä myös ennakoida vastaantulevia ongelmia. Jos tiedät tarvitsevasi jonkun apua jossain työsi vaiheessa, on viisasta ottaa häneen ajoissa yhteyttä. Saattaa nimittäin käydä niin, että kun soitat hänelle viime tipassa, hän onkin jäänyt juuri lomalle, ja sinulla tuhraantuu siksi monta tuntia pikkuasian takia”, Liukkonen jatkaa.

Nykyaikana niin muodikkaassa avokonttorissa kollegojen on helppo saapastella toisen työpöydän ääreen kysymään jotain tai vain höpöttämään joutavia, kännykät soivat jokainen omaa sävelmäänsä, ihmiset kommunikoivat huutelemalla toistensa kanssa: omaan työhön on vaikea keskittyä ilman kuulosuojaimia ja silmälappuja. Liukkonen tarjoaa avuksi sääntöjä työyhteisöön: ”Pitäisi pystyä sopimaan, millä ilmaistaan ”älä häiritse minua”. Asiat voi esimerkiksi hoitaa sähköpostin avulla, eikä sännätä toisen työpöydän viereen kysymään heti, kun asia pulpahtaa mieleen.”

Hänen mukaansa oman työn aikavarkaat täytyy tunnistaa: miksi työni häiriintyy, kenelle annan aikaani, miten suhtaudun keskeytyksiin. Ei riitä, että pitää itselleen kuria oman työnsä suhteen, vaan myös keskeyttävää työtoveria tai pomoaankin voi pyytää tulemaan vasta hetken päästä, jos asialla ei ole tulenpalava kiire.

Kännykkäajan ihmisten harha on, että heidät on pakko voida tavoittaa joka ikinen sekunti. ”Itse hallitsen ajankäyttöäni esimerkiksi puhelinvastaajan avulla. Kun puhelimeen ei ole pakko vastata juuri sen soidessa, vaan voin kuunnella viestit puolen tunnin tai tunnin päästä, saan tehdyksi työni loppuun”, Liukkonen opastaa.

”Konkreettisesti työn voi jakaa palasiin ja miettiä edellisenä päivänä viisi minuuttia, mitä asioita huomenna ehtii tehdä. Ennen viikonloppua voi istahtaa alas kymmeneksi minuutiksi kartoittamaan seuraavan viikon tehtäviä. Työt voi paloitella päivän palasiin – syödäänhän elefanttikin pala kerrallaan, vaikka se iso onkin.”

Ajankäytön hallinta liittyy kiinteästi omaan jaksamiseen. Liukkonen korostaa, että olisi uskallettava myös pyytää apua kun sitä tarvitsee. ”Työyhteisöissämme on paljon erilaista osaamista, jota täytyy uskaltaa kysyä sen sijaan että itse tuhraa jonkun asian kanssa iät ja ajat.”

Hän peräänkuuluttaa työyhteisöissä jaksamiseen ja työkyvyn ylläpitoon satsaamista. Silloin arvostetaan sekä työtoverin työtä olemalla keskeyttämättä häntä turhaan että omaa työtä: minulla on oikeus käyttää työaikani oman työni hoitamiseen. Tervettä itsekkyyttä on muistaa, että kukaan muu ei huolehdi jaksamisestamme paremmin kuin me itse.

Riitta Talasniemi / A4 Media Oy

Kuva: A4 Photo