Leeni Peltosen kolumni: Sähköposti on älykkään toiminnan hautausmaa

Kaikkien elämä helpottuisi, jos oppisimme käyttämään sähköpostia fiksummin, pohtii Leeni Peltonen.

Elämässäni asuu energia- ja aikasyöppö. Mitä enemmän kommunikaatiovälineitä käytän, sitä useammin juutun keskeneräisten viestiketjujen ja vastaamattomien kysymysten luuppiin.

Entä sinä? Moneenko sähköpostilla, Messengerillä tai Whatsappilla lähetettyyn kysymykseen odotat vastausta? Kuinka monta työtehtävää tai kalenterikutsua odottaa epämääräisessä tilassa sitä lopullista ok:ta, jonka tarvitset päästäksesi työssäsi eteenpäin?

Ja kuinka montaa prosessia jumitat itse, koska kysymys on unohtunut sähköpostiisi?

Jokainen meistä unohtaa vastata meileihin, koska ei tee sitä heti ja koska ajattelee palaavansa asiaan myöhemmin. Todellisuudessa sitä hetkeä ei koskaan tule.

Järjestämätön sähköposti on usein varsinainen älykkään toiminnan hautausmaa. Meidän kaikkien elämä helpottuisi, jos oppisimme käyttämään sähköpostia fiksummin tai sille keksittäisiin parempia vaihtoehtoja.

Sähköpostin siivoaminen on ryhtiliike, joka auttaa hetkeksi. Elämä on järjestyksessä, kun on deletoinut kaikki turhat viestit. Ja päättänyt vastata heti kaikkiin saapuneisiin viesteihin. Vastata silloinkin, vaikkei vielä tiedä, mitä vastaisi. Sanoa esimerkiksi: ”Kiitos viestistäsi. Asia on vielä epäselvä, mutta palaan tähän huomenna / ensi viikolla.”

Mutta tämä ei vielä riitä, sillä unohdat tuon lupauksesi nopeammin kuin painat enteriä. Jotta systeemi toimisi, myös kalenteriin pitää merkitä huomiselle (tai milloin nyt lupasitkaan palata asiaan), ”vastaa xx:lle”. Ja jos vastaaminen edellyttää sinulta ennakkotyötä, myös se pitää merkitä kalenteriin: ”Valmistele/selvitä/päätä xx:n asia.”

Tämä on käypä keino säästää energiaa. Elämä helpottuu kovasti, kun ei tarvitse yrittää muistella, mitä onkaan unohtanut.

Jatkuva keskeytysten tulva on yksi työelämän yleisimmistä vitsauksista. Asiat jäävät kesken, koska harhaudumme käsillä olevasta työstä johonkin muuhun. Tämä aiheuttaa ruuhkaa aivoissa, kun yritämme, siinä onnistumatta, pitää mielessä monta asiaa yhtä aikaa.

Keskeneräiset, tietoisuuden reunamilla lymyilevät asiat vievät aivoista kaistaa paljon enemmän kuin ne, johon oikeasti keskitymme. Ja kun vielä itse jätämme asioita puolitiehen, ei ihme, että aivoissa – ja sähköpostissa – on ruuhkaa!

Jotkut kertovat lakanneensa kokonaan käyttämästä sähköpostia. Mutta miten heidät sitten tavoittaa? Harvalla johtajallakaan on enää henkilökohtaista sihteeriä, joka toimisi viestinnän suojakilpenä ja suodattimena.

Puhelin taas on nykyään varattu vain erityisen kiireellisiä asioita tai hyvin läheisiä ihmisiä varten – suora soitto saatetaan tulkita jopa röyhkeäksi lähestymiseksi. Vaikka sähköpostin rinnalle on kehitetty muitakin viestijärjestelmiä etenkin yritysten ja tiimien sisäiseen käyttöön, kaikki niiden ulkopuolinen viestintä kulkee edelleen pitkälti sähköpostien varassa. Onko siis osa ihmisistä pian kokonaan tavoittamattomissa? Sekö on nykyään niin arvostettua avoimuutta ja lähestyttävyyttä?

Se, ettei vastaa sähköpostiin, ei myöskään aina ole merkki siitä, että kyseessä on Tärkeä Ihminen. Monet oikeasti kiireiset ihmiset vastaavat viesteihin jopa hämmästyttävän nopeasti. Todelliset huipputyypit osaavat organisoida elämänsä, siis myös sähköpostin.

Ylipursuava sähköposti voi olla yksinkertaisesti huono tapa, joka sitä paitsi kertoo ylimielisestä asenteesta. Loppujen lopuksi on kyse työn (ja ajan) hallinnasta. Usein ihmiset, jotka eivät vastaa sähköposteihin, ovat niitä samoja, joiden kanssa on mahdotonta saada sovituksi tapaamista. Ensin he eivät vastaa aikatauluehdotuksiin. Kun noin kahdeksannen yrityksen jälkeen tapaaminen saadaan sovittua, he peruvat sen viime tipassa. Tai eivät saavu paikalle, koska ”tuli tuplabuukkaus”.

Itse huomaan alkaneeni karttaa näitä tyyppejä. Varmaan jokin työkeikka on jäänyt saamatta ja ehkä kiinnostavakin yhteistyökuvio syntymättä, mutta en enää anna aikaani toisten saamattomuuden vangiksi. Jos viestini ei ole vastaamisen arvoinen, ei keskustelukaan ole jatkamisen arvoinen.

Mieluummin teen töitä ja olen muutenkin yhteydessä sellaisten ihmisten kanssa, joiden välillä kommunikaatio sujuu. Aika ja keinot löytyvät, kun oikeasti haluaa puhua.